Van oudsher werden leermaterialen ontwikkeld door onderwijsontwerpers uit de L&D-afdeling van een organisatie of zelfs door een extern bedrijf. Dit proces voor het maken van e-learning is langzaam, duur en creëert een groot onderhoudsprobleem. Bij Easygenerator hebben we een nieuwe manier bedacht om e-learningcursussen te maken door de expertise van je eigen werknemers in te zetten voor peer-to-peeronderwijs. Deze manier is sneller, goedkoper en lost naast het onderhoudsprobleem ook andere bijkomende problemen op. We noemen deze aanpak Employee-generated Learning. In deze gids leggen we dit uitgebreid uit en vertellen we hoe je deze aanpak in jouw organisatie implementeert.

In een notendop is Employee-generated Learning (of EGL) een L&D-model dat peer-to-peeronderwijs stimuleert door de verantwoordelijkheid voor het maken van inhoud van de L&D-afdeling te verlegggen naar je medewerkers of materiedeskundigen (ook wel Subject Matter Experts of SME’s genoemd). Zij zijn degenen met alle kennis en expertise die je wilt delen. Het idee voor deze aanpak ontstond na een simpele evaluatie van de huidige staat van L&D-afdelingen:

Het probleem

“We waren veel tijd en geld kwijt aan het doorgeven van kennis die al verouderd was.”

Onderzoek toont aan dat het creëren van één uur e-learning 90 tot 240 uur werk in beslag neemt. Bovendien kunnen de kosten voor dat proces oplopen van $ 10.000 tot $ 30.000. Deze cijfers laten zien dat het creëren van e-learningcontent tijdrovend en duur is. Maar er is een derde, nog belangrijker probleem: onderhoud. Het blijkt dat de meeste e-learningcursussen die in een Learning Management System (LMS) staan, verouderd zijn.

De oorzaak

De reden hiervoor ligt in de manier waarop we e-learning maken. In het traditionele proces voor het creëren van e-learninginhoud, is de onderwijsontwerper verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de inhoud. Omdat onderwijsontwerpers zelf niet over de bedrijfskennis beschikken om een cursus te maken, interviewen ze SME’s uit het bedrijf om de juiste informatie te krijgen. Dit is de belangrijkste reden waarom het maken van e-learningcontent zo tijdrovend en duur is. In dit proces van interviews, controles en extra controles gaat ontzettend veel tijd zitten.

Maar het grootste probleem ontstaat nadat een cursus is gepubliceerd. De onderwijsontwerper is verantwoordelijk voor de cursus, maar is niet verbonden aan het bedrijf. Wanneer er binnen het bedrijf nieuwe inzichten worden opgedaan, worden procedures aangepast en worden er nieuwe werkwijzen geïmplementeerd. De onderwijsontwerper is zich echter vaak niet bewust van deze veranderingen en de e-learningcursus blijft hetzelfde. Daardoor raken ze in een kwestie van weken of, in het ergste geval al in dagen, verouderd.

De oplossing

Onze oplossing voor deze problemen is eenvoudig. Houd de kennis simpelweg waar die te vinden is: binnen het bedrijf.

Deze verandering in mindset betekent dat de onderwijsontwerper niet langer verantwoordelijk is voor het maken en onderhouden van e-learningcursussen. In plaats daarvan is het bedrijf verantwoordelijk, via diens SME’s. Bij deze aanpak kunnen onderwijsontwerpers medewerkers coachen, assisteren en het auteurschap met hen delen, maar kunnen ze de verantwoordelijkheid voor het maken van de inhoud en het onderhouden ervan niet overnemen. Deze verantwoordelijkheid moet bij de SME’s binnen het bedrijf liggen.

De EGL-aanpak is gebaseerd op een aantal leertheorieën. Drie zijn het meest belangrijk:

1. De 5 Moments of Need®
2. Action Mapping (acties in kaart brengen)
3. Taxonomie van Bloom

De 5 Moments of Need®

De 5 Moments of Need® is een belangrijke theorie ontwikkeld door Bob Mosher en Conrad Gottfredson. Hierin worden vijf verschillende triggers voor leren geïdentificeerd: Nieuw, Meer, Toepassen, Oplossen en Veranderen.

Twee van deze leerbehoeften kunnen het best aangepakt worden met formele leermethoden, zoals persoonlijke training of een e-learningcursus. Dit zijn momenten waarop iets helemaal nieuw is voor de cursist (Nieuw) of wanneer er veel extra informatie over een onderwerp is (Meer). Je SME’s kunnen zelf e-learningcursussen maken om aan deze twee leerbehoeften te voldoen; zolang je een auteurstool zonder leercurve kiest (zoals Easygenerator) om hen bij dat proces te helpen.

De andere drie momenten van leerbehoefte ontstaan terwijl je aan het werk bent:

• wanneer er iets is veranderd;
• wanneer je een probleem moet oplossen; of
• wanneer je iets moet toepassen.

Maar in deze gevallen wil je niet hoeven stoppen met werken om naar een klaslokaal te gaan of bij een LMS in te loggen om een training te volgen. Je wilt gewoon het antwoord dat je zoekt vinden, dat toepassen en verdergaan met je werk. Bij peer-to-peeronderwijs (of EGL) kunnen SME’s microlearningoplossingen maken met checklists en instructies die collega’s helpen wanneer ze een leerbehoefte hebben.

Action Mapping (acties in kaart brengen)

De kern van de Action Mapping-aanpak van Cathy Moore is dat leerdoelen moeten aansluiten op bedrijfsdoelen en dat al het leren op het werk moet leiden tot een verandering in gedrag. Wil een training van betekenis zijn, dan moet je leren om iets nieuws te doen of iets op een andere manier te doen.  Kennisoverdracht alleen voegt geen waarde toe voor het bedrijf; je moet deze nieuwe kennis kunnen toepassen.

Employee-generated Learning sluit standaard beter aan op bedrijfsdoelen en -behoeften, aangezien het ontwikkeld is door de mensen die in het bedrijf werken: je SME’s.

Taxonomie van Bloom

De taxonomie van Bloom deelt leren op in zes niveaus, variërend van eenvoudig leren (onthouden) tot het hoogste leerniveau (creëren).

In peer-to-peeronderwijs kunnen SME’s leermaterialen creëren voor de eerste drie leerniveaus:

• Onthouden
• Begrijpen
• Toepassen

In overeenstemming met de Action Mapping-aanpak, moet elke cursus of training die gemaakt wordt door SME’s minstens een doel op niveau 3 hebben: Toepassen. Zonder toepassing zal er geen verandering van gedrag volgen en geen bedrijfsimpact zijn.

Maar de taxonomie van Bloom heeft drie extra leerniveaus:

• Analyseren
• Evalueren
• Creëren

Uit ons eigen onderzoek en onze eigen ervaring is gebleken dat deze leerniveaus niet geschikt zijn voor Employee-generated Learning. Dit heeft twee redenen. Ten eerste, omdat ze te complex zijn om SME’s erbij te betrekken. Dit komt omdat, hoewel de eerste drie niveaus van de taxonomie van Bloom toepasselijk zijn op kennisdeling (wat de essentie is van Employee-generated Learning), deze drie hogere niveaus draaien om dieper leren, waarvoor meer didactische inzichten nodig zijn.

Ten tweede, omdat het voor SME’s niet relevant is om op dit niveau bezig te zijn. De grootste meerwaarde van peer-to-peeronderwijs is dat de trainingsinhoud die SME’s ontwikkeld hebben, past bij het bedrijf; de kennis is praktisch en makkelijk op het werk toe te passen. Daarom leidt EGL vrijwel altijd tot het niveau Toepassen en leidt het tot een verandering in gedrag. Dit is echter ook de grens van EGL, omdat het niet relevant zal zijn voor hogere leerniveaus.

Employee-generated Learning is een snellere en goedkopere methode om e-learning te ontwikkelen. Door EGL bedrijfsbreed te implementeren, was T-Mobile bijvoorbeeld in staat om vijf keer meer trainingsmateriaal te maken met slechts 25% van hun originele budget. Maar er zijn meer voordelen voor bedrijven die deze aanpak gebruiken.

Hogere productiviteit

Als iemand in je organisatie een vraag heeft, is er waarschijnlijk een collega die daarop het antwoord weet. Het probleem is dat die antwoorden verstopt zijn in hun hoofd. Met Employee-generated Learning kun je die kennis vangen en zorgen dat iedereen alle antwoorden binnen handbereik heeft. Dit verhoogt de algehele productiviteit van je team.

Kennis behouden

Kennis is macht en in een wereld waarin personeel snel van baan verandert geldt dit meer dan ooit. Het is een feit dat mensen minder lang bij dezelfde werkgever blijven en sneller dan ooit van baan wisselen. Dit vormt een uitdaging op het gebied van kennisbehoud: als vakkundige medewerkers vertrekken, nemen ze hun kennis mee naar het volgende bedrijf. Bovendien staan we voor de aankomende pensioengang van generatie X; de grootste generatie in onze huidige beroepsbevolking. En door de COVID 19-pandemie zijn veel mensen anders gaan nadenken over hun leven en hun werk, wat geresulteerd heeft in een fenomeen dat ook wel The Great Resignation wordt genoemd. De moraal van dit verhaal is simpel: je moet de kennis van je medewerkers vangen om die in het bedrijf te houden wanneer ze vertrekken. EGL is een van de meest effectieve en betaalbare manieren om dit te doen.

Vergroot de capaciteit van je L&D-afdeling

Kan je L&D-afdeling maar een fractie van de behoefte aan leermiddelen aan? Misschien is het team onderbezet of zijn er simpelweg te veel trainingsverzoeken om bij te kunnen houden. Employee-generated Learning stelt je organisatie in staat om de trainingscapaciteit uit te breiden. Met SME’s in de aanslag kun je je L&D-team ontlasten, zodat zij zich kunnen focussen op het grotere plaatje en de strategische planning. En dat terwijl je, snel, kunt voldoen aan veel meer e-learningbehoeften.

Ga verder dan e-learning

Methodologieën zoals het 70:20:10-model en de 5 Moments of Need® laten zien er bij leren op het werk meer komt kijken dan alleen formele face-to-face trainingen of e-learningcursussen. Er is een steeds grotere vraag naar leren in de praktijk. Wanneer je aan het werk bent en ontdekt dat er iets is veranderd of tegen een nieuw probleem aanloopt, moet je een oplossing vinden. Zoals we eerder al noemden, leven deze oplossingen in de hoofden van je collega’s en Employee-generated Learning is de beste manier om die informatie te vangen en te behouden.

Het implementeren van Employee-generated Learning kan gepaard gaan met uitdagingen en zorgen. Hoewel de voordelen helder zijn, kunnen organisaties gegronde zorgen hebben over het idee om SME’s de productie van trainingsmateriaal te laten overnemen. Daarnaast zijn er duidelijke gevallen waarbij EGL simpelweg niet de beste oplossing is (denk bijvoorbeeld aan compliancetraining). Hieronder bespreken we een aantal van de belangrijkste uitdagingen voor organisaties wanneer ze overstappen op een EGL-mindset, alsmede de grenzen van deze methodologie.

Kwaliteit van de inhoud

De belangrijkste zorg omtrent peer-to-peeronderwijs is altijd de kwaliteit van het leermateriaal en dat geldt voor EGL net zo. De zorgen over de kwaliteit van de inhoud zijn tweeledig:

1. Is de inhoud juist?
2. Wat is de didactische kwaliteit van het leermateriaal?

Als we kijken naar de eerste uitdaging, is dat zeker een gegronde zorg. Maar het verschilt niet van de kwaliteitszorgen die je zou hebben als een onderwijsontwerper de cursus zou ontwikkelen. In beide gevallen is het ook goed dat je deze zorg hebt. Plus, wanneer onderwijsontwerpers trainingsmaterialen ontwikkelen, kunnen ze de inhoud niet zelf op nauwkeurigheid controleren. In beide gevallen heb je een evaluatieproces nodig om andere SME’s de kans te geven de trainingsinhoud te bekijken en feedback te geven.

Als het gaat om zorgen over de didactische kwaliteit van een training die ontwikkeld is door SME’s, zijn er een paar zaken om rekening mee te houden. Een cursus van een goede onderwijsontwerper zal natuurlijk beter aansluiten op didactische beste werkwijzen dan die van een SME, dat staat buiten kijf. Maar voor peer-to-peeronderwijs zal een cursus ontwikkeld door een SME goed genoeg zijn.  Trainingen hoeven niet uitgebreid en complex te zijn om effectief te zijn.

Onderzoek toont aan dat SME’s meer vertrouwen hebben in inhoud die door hun collega’s is gemaakt en dat die cursussen vaker goedgekeurd en afgerond worden dan cursussen ontwikkeld door onderwijsontwerpers. Employee-generated Learning betekent ook niet dat onderwijsontwerpers niet bij het maakproces betrokken kunnen zijn. Zij kunnen de auteurs ondersteunen, begeleiden, coachen en adviseren; zolang ze niet de verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen en onderhouden van de inhoud overnemen.

Daarnaast is er veel wat je als organisatie kunt doen om zorgen over de kwaliteit van trainingsinhoud die door SME’s ontwikkeld is, weg te nemen. Goede eerste stappen hierin, zijn het coachen van auteurs en het promoten van evaluaties door collega’s. Maar zorg ook dat het voor iedereen duidelijk is wie de auteur van de cursus is. Dat geeft auteurs een gevoel van eigendom en verantwoordelijkheid, en maakt dat zij zichzelf willen bewijzen als experts in het onderwerp, wat de algehele kwaliteit ten goede komt. (Niemand wil een slordige cursus publiceren als je naam er nauw aan verbonden is!)

Onderscheid maken tussen Employee-generated Learning en officieel goedgekeurde L&D-trainingen is ook een effectieve strategie. Je kunt dat doen door deze cursussen in verschillende omgevingen aan te bieden of ze simpelweg te labelen. Dat is een duidelijke manier om de juiste verwachtingen over de training te wekken.

SME’s die te weinig tijd hebben

“Maar onze materiedeskundigen hebben hier geen tijd voor” – dit is een zorg die we vaak horen. En natuurlijk, in eerste instantie lijkt het een beetje vreemd om je beste mensen tijd te laten besteden aan het ontwikkelen van trainingsmaterialen en die up-to-date te houden. En toch zal EGL ze heel vaak juist tijd besparen.

Deze SME’s zijn al de mensen die L&D benadert wanneer ze een interview willen voor de ontwikkeling van een nieuwe training. En, zoals we al eerder besproken, kan dit traditionele proces voor het creëren van inhoud zeer tijdrovend zijn. Dit zijn ook de mensen waar collega’s naartoe komen met vragen. Ze zijn waarschijnlijk betrokken bij het inwerken van nieuwe collega’s. Al die zaken kosten tijd en herhalen zich. De eenmalige moeite om trainingsinhoud hierover te maken is veel sneller en effectiever, wat je SME’s op de lange termijn veel tijd bespaart.

De grenzen van EGL

Kun je een Employee-generated Learning-aanpak voor alles gebruiken? Het korte antwoord is, nee.

Over het algemeen geldt: hoe groter het aantal cursisten waarvoor de cursus bedoeld is, hoe groter de kans dat de cursus ontwikkeld moet worden door je L&D-afdeling. Andersom is dat net zo: hoe kleiner de doelgroep van de cursus, hoe beter Employee-generated Learning ervoor geschikt is.

In werkelijkheid hebben organisaties vaak veel meer trainingen voor een kleiner publiek nodig. Dit betekent dat Employee-generated Learning uiteindelijk L&D-teams kan ontlasten en de inzet van informatiebronnen kan optimaliseren.

Bekijk de onderstaande tabel voor een uitgebreidere analyse. Hierin staan de belangrijkste verschillen tussen door L&D ontwikkelde trainingen en Employee-generated Learning.

Employee-generated inhoud is uitermate geschikt voor kleinere cursussen over onderwerpen die vaak veranderen. Als je een cursus moet maken voor een groot deel van je bedrijf, met een wereldwijde impact en die overeenkomt met je belangrijkste prioriteiten voor L&D, dan is een top-down aanpak gegenereerd door L&D waarschijnlijk het beste. Onderwerpen die hiervoor in aanmerking komen zijn compliancetraining, beveiliging en gezondheids- en veiligheidstrainingen. Deze onderwerpen veranderen niet zo snel en als L&D-afdeling moet je bij een audit kunnen bewijzen dat iedereen voor deze cursussen is geslaagd.

Maar bij elkaar komt deze inhoud waarschijnlijk neer op minder dan 5% van alle trainingsbehoeften binnen je bedrijf. Dat betekent dat voor de overige 95% van de trainingsverzoeken een Employee-generated Learning-aanpak de beste oplossing is.

Laten we tot slot niet vergeten dat EGL niet de beste manier is om leermaterialen te ontwikkelen voor de drie hoogste leerniveaus uit de taxonomie van Bloom: Analyseren, Evalueren en Creëren. Je hebt meer didactische kennis nodig wat betekent dat een L&D-professional voor dit soort inhoud verantwoordelijk moet zijn. Dit betekent niet dat SME’s niet betrokken worden bij het maken van dit soort inhoud, maar op zijn minst ligt de verantwoordelijkheid voor het ontwerp ervan bij de onderwijsontwerper.

De aanpak van Employee-generated Learning ziet er misschien anders uit dan wat je organisatie gewend is. Dat snappen we. Voor deze nieuwe aanpak van peer-to-peeronderwijs is een verandering in de mindset van je team en organisatie nodig. Dus wat kun je doen om de mensen binnen je organisatie op deze verandering voor te bereiden? De sleutel tot het veranderen van de mindset is het onderwijzen van je medewerkers, L&D en het bedrijf over de vele voordelen van EGL. Om je te helpen deze mindsetverandering te maken, geven we je nu een aantal tips voor het implementeren van Employee-generated Learning in je organisatie:

1. Begin klein

Elke organisatie heeft een enorme hoeveelheid nog niet gebruikte tactische kennis die niet per definitie schriftelijk is vastgelegd. Het idee is om deze collectieve knowhow van beste werkwijzen te vangen en te delen.

Begin met de plekken waar de behoeften van medewerkers, de behoeften van het bedrijf en de technologische mogelijkheden elkaar ontmoeten.

2. Bied begeleiding

Als leerexpert bevind je je in een unieke positie om de beste werkwijzen en strategieën voor het maken van inhoud te delen. Bied medewerkers begeleiding, waarbij je SME’s leert om zelfstandig trainingsmaterialen te maken. Lees onze gids voor meer tips over het maken van je eerste e-learningcursus.

3. Ontwikkel een gebruiksvriendelijke toolkit

Ontwikkel een centrale hub waar gebruikers kennis kunnen vinden en delen over het maken van leermaterialen. Maak deze zo aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan een wiki, een intranetpagina, een WordPress-site of zelfs een onderdeel van je LMS (als je die hebt).

4. Bied een gebruiksvriendelijke auteurstool voor e-learning

Geef gebruikers een intuïtief platform voor het ontwikkelen en uitrollen van inhoud. E-learningsoftware voor SME’s moet makkelijk en intuïtief in gebruik zijn, met sjablonen om inhoud te maken en sterke technische ondersteuning van de provider van de tool.

Het L&D-team kan een strategische rol spelen bij het helpen vinden van een oplossing en dan begeleiding blijven bieden tijdens het ontwikkelen van de inhoud.

5. Werk samen met HR, regionale teams en senior leidinggevenden

Employee-generated Learning is een democratisch leermodel dat de kracht van community omarmt. Daarom is het van essentieel belang dat bedrijfsleiders binnen de hele organisatie de tool in gebruik nemen en accepteren. Lees meer over het overtuigen van stakeholders.

6. Laat SME’s het heft in handen nemen en maak samen leerbronnen

Naast de stakeholders van het bedrijf, moet je ook de medewerkers erbij betrekken die de daadwerkelijke kennis voor je gaan creëren. Kweek een samenwerkingsmodel waarin elke medewerker wordt erkend als expert en waarin de dialoog tussen medewerkers en het L&D-team wordt aangemoedigd.

Om Employee-generated Learning te omarmen, heb je een auteurstool voor e-learning nodig waarmee iedereen in het bedrijf trainingsmaterialen kan maken. Easygenerator is die tool. Samen geven Employee-generated Learning en Easygenerator medewerkers de controle over hun eigen groei en geven ze L&D de mogelijkheid om bedrijfsbreed leren van onderaf te benaderen.

• Geen leercurve: Easygenerator heeft geen leercurve en biedt een sleepfunctie die het makkelijk maakt om een training te creëren. De meeste dingen, zoals branding en configuratie, kunnen gestandaardiseerd worden. Auteurs kunnen zich dus puur concentreren op het creëren van inhoud.
• Eenvoudig samenwerken: als je samenwerkt om effectieve trainingen te maken, zou het ideaal zijn om maar met één tool te werken. Dat kan, met Easygenerator. Het is één tool waarin je co-auteurs kunt zijn, berichten kunt sturen, versies kunt bijhouden en meer.
• Ondersteuning van Customer Success: onze Customer Success Managers bieden ondersteuning via telefoon, chat of e-mail, 5 dagen per week, 19 uur per dag. Ze helpen je zelfs met het opzetten van een succesvol onboardingtraject. Met hun hulp bepaal je wat jouw behoeften zijn, configureer je jouw project en ga je van start met onze tool.

Employee-generated Learning is de meest effectieve manier om de overgrote meerderheid van zakelijke trainingsinhoud te maken: het is sneller, goedkoper en lost het probleem van verouderde inhoud op. Bovendien past de methodologie van Employee-generated Learning in de groeiende trend van training van onderaf. In onze hele maatschappij zien we dat mensen de verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leerprocessen en dat ze niet wachten op een L&D-afdeling om het voor hen te regelen. Als je jouw processen voor het maken van trainingsinhoud efficiënter en duurzamer wilt maken, maar vooral ook toekomstbestendig wilt maken, dan is Employee-generated Learning de juiste keuze.