De 12 functies die een goed LMS-platform moet hebben

Voordat we de belangrijkste functies van een LMS voor e-learning bespreken, is het goed om nog even uit te leggen wat een LMS precies is en waarvoor je het gebruikt.

In het kort is een LMS een digitaal systeem waarin je alle e-learningcontent van je organisatie kunt opslaan en beheren en waarin je ook de resultaten van de cursisten kunt bijhouden. Hierdoor kan een LMS worden gebruikt als centrale locatie om de trainingscontent van het hele bedrijf op te slaan, maar ook als tool om op een makkelijkere manier bedrijfstrainingen mogelijk te maken.

Raadpleeg onze gratis LMS-gids voor meer informatie over het LMS en de rol ervan bij cursussen voor e-learning.

Wat je verder met het LMS kunt doen, is afhankelijk van de specifieke functies die het platform heeft, en die kunnen behoorlijk verschillen. Daar gaan we het in dit artikel over hebben. Na het lezen van dit artikel heb je een goed overzicht van de verschillende opties en kun je bepalen welke LMS-functies het beste aansluiten bij de doelen van je organisatie.

LMS-functies

Hieronder volgt een checklist met 12 belangrijke LMS-functies waar je volgens ons op moet letten. Het maakt daarbij geen verschil of je voor het eerst zoekt naar een LMS-platform of dat je een bestaande oplossing wilt upgraden.

1. Contentbeheer

   Een LMS is per definitie een tool waarin je trainingscontent kunt opslaan en beheren. Maar bij het kiezen van een LMS draait het om meer dan alleen deze basisvereiste. Het is de moeite waard om ook te bekijken hoe de content wordt georganiseerd en of je deze makkelijk kunt terugvinden, als maker maar ook als cursist. Cursisten moeten bijvoorbeeld gemakkelijk de relevantste content voor hun functie kunnen terugvinden zonder eerst door de content voor andere teams te moeten scrollen. Hoewel LMS-platforms traditioneel gezien geen zoekfunctie hebben waarmee gebruikers snel de juiste content kunnen vinden, voegen steeds meer van deze platforms een zoekfunctie toe om te voldoen aan de groeiende vraag naar on demand leren. Een LMS met zoekfunctie zorgt ervoor dat jouw organisatie kan voldoen aan de leerbehoeften van deze tijd.

2. Gebruiksvriendelijke interface

   Behalve het beheren van je content is het net zo belangrijk dat je LMS gemakkelijk te gebruiken is. Een intuïtieve gebruikersinterface zorgt er niet alleen voor dat cursisten sneller de juiste content vinden, maar biedt ook een uitnodigende, probleemloze leerervaring.

3. Leertrajecten

   Leertrajecten zijn een andere functie die steeds meer LMS’en toevoegen om tegemoet te komen aan de trend van on demand leren. Dit zijn reeksen van cursussen die met elkaar verbonden zijn, zodat de cursist een breder leerdoel bereikt. Leerdoelen kunnen namelijk niet altijd worden behaald met een enkele cursus. Leertrajecten begeleiden cursisten daarom door verschillende cursussen en content. En nog belangrijker: leertrajecten bieden een meer gepersonaliseerde ervaring. Als cursisten precies weten welke cursussen ze moeten voltooien om een bepaald leerdoel te behalen, hoeven ze minder tijd te besteden aan het doorzoeken van de database en kunnen ze meteen aan de slag met hun doelen.

4. Evaluaties en beoordelingen

   Het leerproces bestaat uit meer dan alleen maar content maken en delen met cursisten. Het is ook van belang om de voortgang van cursisten te volgen, hun leerbehoeften te evalueren en feedback te delen waarmee ze zich verder kunnen ontwikkelen. Evaluatiefuncties zoals digitale quizzen en examens zijn ontzettend handig om inzicht te krijgen in de voortgang van je cursisten en om te achterhalen welke begeleiding ze nog nodig hebben. Met beoordelingsfuncties kun je reageren op de evaluaties van de cursisten, zodat zij zelf ook inzicht krijgen in hun kennis over het onderwerp.

5. Feedbacksysteem

   Feedback is nuttig voor cursisten om zich verder te ontwikkelen, maar ook voor de organisatie kan feedback van pas komen bij het verbeteren van de trainingsstrategie. Door een speciale plek in te richten waar cursisten opmerkingen over hun leerervaring kunnen delen, krijg je inzicht in de impact die je hebt en kom je erachter of je voldoet aan de behoeften van de cursisten. Je kunt kwalitatieve feedback gebruiken om de kwaliteit van de trainingscontent te evalueren, zodat je deze kunt aanpassen en de trainingsstrategie van je bedrijf kunt verbeteren.

6. Cursisten volgen en rapporteren

   Gedetailleerde functies om de resultaten van cursisten bij te houden zijn nog een extra manier om de verbeterpunten van je content te achterhalen. De meeste LMS’en bieden de mogelijkheid voor gegevensgestuurde rapporten over cursisten, waarmee je kunt zien of ze je cursus al hebben voltooid, of ze zijn geslaagd of gezakt en hoeveel pogingen ze nodig hebben gehad voor een bepaalde vraag. Deze statistieken geven je kwantitatieve inzichten in de voortgang van je cursisten, waarmee je patronen of kennishiaten kunt herkennen waarop je kunt inspelen tijdens het verbeteren van je content.

7. Gebruikersbeheer

   Hoogstwaarschijnlijk heeft jouw LMS verschillende gebruikers met diverse functies, van contentmakers en trainers tot cursisten. Daarom is het belangrijk om een intuïtieve tool voor gebruikersbeheer te hebben waarmee je eenvoudig nieuwe gebruikers kunt aanmaken en hen kunt organiseren op functie en specifieke toegang. Je kunt dan bijvoorbeeld meerdere senior L&D-professionals beheerdersrechten geven in het systeem. Je kunt ook bepaalde gebruikers aanwijzen als trainer en hen toegang geven tot instellingen voor cursusbeheer.

8. Certificering en compliance

   Moet jouw organisatie voldoen aan bepaalde compliance-doelstellingen? Zorg er dan voor dat je LMS functies heeft waarmee je gemakkelijk compliancetrainingen kunt geven voor je hele bedrijf. Daarnaast kun je ook letten op certificeringsfuncties, zodat je bedrijf kan aantonen dat medewerkers aan de compliance-eisen voldoen. Een LMS is met name geschikt voor het geven van verplichte top-downtrainingen, zoals voor compliance en beveiliging. Voor dit soort onderwerpen wordt de content gemaakt door een centrale trainingsafdeling van het bedrijf, waarna de cursus wordt verspreid binnen de rest van de organisatie: dit is een top-downaanpak. Voor de toekomst van e-learning zien wij vooral een bottom-upaanpak, waar we het later uitgebreid over gaan hebben.

9. Gegevensmigratie

   Zoals we al hebben besproken, slaat een LMS allerlei soorten inhoud en organisatorische informatie op. Daarom is het bijzonder zinvol om te kijken of het LMS een functie voor gegevensmigratie heeft, waarmee je gemakkelijk belangrijke gegevens kunt bewaren die je niet wilt kwijtraken. Dit kan met name van pas komen als je overstapt naar een nieuw LMS.

10. Systeemintegratie

    Een LMS is niet het enige belangrijke digitale systeem voor bedrijfstrainingen. Daarom is het handig als het LMS gemakkelijk is te integreren met andere systeem binnen je bedrijf, zoals systemen voor talentmanagement en andere HR-systemen. Sommige LMS’en kunnen ook worden geïntegreerd met veelgebruikte vergadertools zoals WebEx of GoToWebinar.

11. Ondersteunde standaarden

    Het moet mogelijk zijn om je leercontent op te slaan in indelingen die binnen de branche gebruikelijk zijn. SCORM en xAPI zijn de meestgebruikte e-learningstandaarden. Het is echter niet alleen belangrijk dat je LMS voldoet aan e-learningstandaarden, maar vooral dat het platform voldoet aan de standaard die jij het vaakst gaat gebruiken. Als je bijvoorbeeld content wilt creëren met een aparte auteurstool die alleen exporteert in xAPI, wil je natuurlijk dat je LMS ook xAPI kan verwerken en niet alleen SCORM.

12. Geschikt voor mobiel

    In het huidige digitale tijdperk hebben steeds meer mensen een smartphone en een tablet. Daarom is het essentieel om leercontent te maken die altijd en overal toegankelijk is, ook vanaf mobiele apparaten. Met een responsief LMS kun je je trainingscontent optimaliseren voor de medewerker van deze tijd, die veel mobiele apparaten gebruikt.

Misschien heb je niet eens een LMS nodig

Afhankelijk van de doelen van je organisatie heb je misschien niet eens een LMS nodig. Vergeet niet dat een LMS een complexe digitale tool is waar je vaak ook weer extra training voor nodig hebt. Zoals we al eerder hebben besproken, betekent dit dat er meestal een centraal team van L&D-professionals is dat verantwoordelijk is voor het maken en verspreiden van de trainingscontent voor de rest van het bedrijf.

Een gebruiksvriendelijke auteurstool kan een tijdbesparend alternatief zijn waardoor je niet afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een centraal team en waarbij je toch de belangrijkste LMS-functies kunt gebruiken die we in dit artikel hebben besproken. De eigen oplossing van Easygenerator is een gebruiksvriendelijke auteurstool waarmee alle medewerkers binnen je organisatie gemakkelijk hun eigen expertise kunnen delen in korte cursussen of hulpbronnen. Zelfs als je niet bent opgeleid als onderwijsontwerper kun je met onze intuïtieve interface aantrekkelijke content maken.

En als je al met een bepaald LMS werkt, hoef je daar niet mee te stoppen. Met Easygenerator kun je cursussen exporteren in een SCORM-indeling, waardoor je de content kunt blijven opslaan en volgen in je LMS. Als je geen LMS gebruikt, kun je onze gedetailleerde gegevensoverzichten gebruiken om de voortgang van je cursisten te volgen, kennishiaten te identificeren en de content gemakkelijk daarop aan te passen.

Bovendien ondersteunt een tool zoals Easygenerator de EGL-aanpak (Employee Generated Learning). Het idee achter deze aanpak is dat medewerkers hun kennis kunnen delen door zelf trainingscontent te maken. Op deze manier wordt het cursusmateriaal gemaakt door de materiedeskundigen zelf en kan het centrale trainingsteam zich bezighouden met andere nuttige taken.

Met deze strategie versnel je de verspreiding van kennis binnen de organisatie. Je bespaart tijd en geld die je anders zou moeten besteden aan onderwijsontwerpers en externe contentleveranciers.