La formación empresarial es el conjunto de programas y actividades diseñados para mejorar las habilidades, conocimientos y competencias de los empleados en el entorno laboral.

La formación empresarial puede abarcar una amplia gama de áreas, como habilidades técnicas, liderazgo, gestión de proyectos, comunicación, trabajo en equipo y desarrollo profesional.

El objetivo de la formación empresarial es brindar a los empleados las herramientas necesarias para realizar sus tareas de manera eficiente y productiva. Todas estas iniciativas deben ser coherentes con los objetivos y los valores de la empresa.

La formación empresarial también puede contribuir a mejorar la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados, gracias a que fomenta su crecimiento y desarrollo personal. Mediante la formación empresarial, las empresas pueden impulsar la productividad, la innovación y la adaptabilidad de su fuerza laboral, lo que a su vez puede conducir a un mayor éxito y competitividad en el mercado.

Es fundamental que las empresas identifiquen las necesidades de formación de sus empleados y desarrollen estrategias efectivas para proporcionarles las oportunidades de aprendizaje adecuadas y pertinentes. En este artículo te vamos a dar 10 consejos que te ayudarán a aplicar la formación empresarial en tu organización.

1. Adopta un modelo de formación empresarial económico, rápido y viable

Es habitual que los departamentos de L&D recurran a cursos estándar o colaboren con proveedores externos para satisfacer las necesidades de formación empresarial de sus organizaciones. Esta estrategia presenta varios inconvenientes:

• Suele suponer una gran inversión económica.
• Es habitual que el contenido de e-learning no cumpla con las necesidades de la empresa.
• Las revisiones del material de formación suelen alargarse demasiado, lo que puede poner en peligro el cumplimiento de los objetivos empresariales.

La solución consiste en adoptar una estrategia con la que aprovechar los recursos de tu empresa y que te permita capacitar a los profesionales o expertos en la materia (SME, por sus siglas en inglés) que no están familiarizados con el e-learning para que empiecen a crear contenido internamente. Esta estrategia se llama «aprendizaje generado por los empleados» (EGL, por sus siglas en inglés).

Con esta solución, la responsabilidad de crear contenido de aprendizaje deja de recaer en los diseñadores de aprendizaje para convertirse en un proceso de creación colaborativa con los empleados. De esta forma, se obtienen módulos de aprendizaje relevantes y actualizados a los que se puede acceder en cualquier momento y lugar a través de herramientas de software de e-learning, como los sistemas de gestión de aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) o las plataformas de experiencia del aprendizaje (LXP, por sus siglas en inglés).

Estas son algunas de las ventajas del EGL:

• Es más rápido, rentable, ágil y escalable que otras maneras de crear formación.
• Ofrece una calidad superior, ya que se basa en experiencias y conocimientos reales que son relevantes para tu entorno empresarial específico.
• Enseña a los empleados lo que deben saber para lograr un buen rendimiento en su puesto de trabajo. Este enfoque no tiene curva de aprendizaje, puesto que se alimenta de la experiencia, las prácticas profesionales y la cultura que ya existen en la empresa. Además, se adapta al ritmo de los cambios en las oportunidades de negocio y los desafíos de la formación empresarial.
• Permite alinear los resultados de aprendizaje con el crecimiento y desarrollo de tu negocio.

T-Mobile y Nielsen son dos de las empresas que ya han adoptado el EGL con buenos resultados.

2. Asegúrate de que la formación empresarial sea siempre coherente con los objetivos de tu empresa

Con el EGL, la responsabilidad de crear el material de formación recae en tus propios empleados, que son los expertos y los que realmente conocen tu empresa, sus desafíos y sus oportunidades. Aprovecha sus habilidades, experiencia y conocimiento para garantizar que la formación empresarial cubra las necesidades específicas de tu negocio y esté siempre actualizada.

Gracias a este método, L&D podrá asumir funciones de coautoría o mediación y de supervisión de los parámetros de referencia de la calidad y las prácticas recomendadas para la formación. Por lo tanto, al adoptar el EGL, las herramientas de autoría adecuadas y un LMS o LXP basado en inteligencia artificial también te asegurarás de obtener resultados de aprendizaje.

3. Integra una cultura de aprendizaje en tu formación empresarial

El futuro del L&D corporativo se orienta hacia un aprendizaje social y autodirigido. Por lo tanto, debes adoptar una estrategia basada en la mentoría entre compañeros para fomentar una cultura de aprendizaje en tu empresa.

El EGL posibilita la enseñanza entre alumnos, permite a los equipos de L&D adelantarse a la curva de aprendizaje, mantiene motivada a la plantilla, pone en valor el conocimiento y ofrece un mayor retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés). En definitiva, permite generar más valor y crear una cultura de aprendizaje próspera, sostenible, democrática y social.

4. Cambia la formación empresarial presencial por la digital

A diferencia de la formación presencial, la formación digital incorpora tecnología web para impartir las clases. Los alumnos (tus empleados) reciben los conocimientos en un entorno digital. Con la ayuda de un software de autoría de e-learning intuitivo, los instructores pueden crear cursos virtuales atractivos que abarquen desde sesiones informativas hasta guías paso a paso, módulos de microaprendizaje, tutoriales en vídeo, juegos interactivos, puzles, cuestionarios o webinarios, entre otros.

La principal ventaja de cambiar de la formación presencial a la digital es que esta última es mucho más rentable y eficiente, y permite crear programas de formación más coherentes.

4.1 Empieza con una estrategia de aprendizaje mixto

En primer lugar, te recomendamos que no hagas la transición de golpe, ya que solo conseguirás desorientar a los alumnos y los instructores. Es mejor que adoptes una estrategia de aprendizaje mixto.

¿Qué es el aprendizaje mixto?

El aprendizaje mixto es uno de los métodos de aprendizaje más solicitados en el mundo corporativo. Consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre clases presenciales y la formación online para satisfacer las diferentes necesidades de aprendizaje de los empleados y cumplir los objetivos.

¿Cómo se puede implementar el aprendizaje mixto?

La mejor forma de implementar el aprendizaje mixto en el mundo corporativo engloba las siguientes acciones:

1. Identificar tus objetivos y elegir las herramientas de software de e-learning adecuadas, como herramientas de autoría, LMS o LXP.
2. Diseñar una estrategia de aprendizaje mixto flexible.
3. Usar varias modalidades para facilitar la operación y mantener un nivel elevado de motivación.
4. Hacer un seguimiento del progreso de los empleados y recopilar opiniones periódicamente.
5. Animar a los empleados a crear comunidades de aprendizaje mixto en la organización para facilitar la comunicación.
6. Proporcionar asistencia online durante el tiempo necesario.

Una de las empresas que pasó de utilizar un modelo de aprendizaje presencial a una estrategia de aprendizaje mixto es Electrolux. Gracias a un software de e-learning intuitivo, Electrolux ha conseguido llegar a toda su plantilla e incrementado la eficacia de sus actividades formativas.

El aprendizaje mixto aprovecha las ventajas de ambas modalidades, la tradicional y la digital.

4.2 Adopta un método de formación virtual con instructor

El principal reto de la mayoría de los programas virtuales es garantizar el mismo nivel de interacción y eficacia que se consigue en una clase presencial, lo que es fundamental para satisfacer las expectativas del alumno.

El aprendizaje virtual puede ser sincrónico (formación virtual dirigida por un instructor o VILT, por sus siglas en inglés) o asincrónico (e-learning).

Formación sincrónica con herramientas de autoría y LMS

La formación sincrónica permite combinar la VILT con una herramienta de videoconferencia online. Durante las sesiones, los profesores pueden compartir encuestas o cuestionarios breves en directo. Esto no solo fomenta la interacción entre los participantes, sino que también sirve para recopilar comentarios en tiempo real.

Formación asincrónica con herramientas de autoría y LMS

Dado que el método asincrónico no requiere interacción en tiempo real con los participantes, este tipo de formación es el que predomina en el mundo corporativo. El contenido se puede crear online con vídeos pregrabados, webinarios y evaluaciones online. Los participantes pueden aprender a su propio ritmo. Esto aligera la carga de trabajo de los instructores, los profesionales de L&D y los responsables de RR. HH.

La combinación del enfoque VILT con otras modalidades digitales, como un software de e-learning sencillo y un LMS estable, facilitará la transición de la formación presencial a la virtual, incluso para los principiantes.

5. Implementa el intercambio de conocimientos

Los expertos en la materia conocen la información empresarial esencial y las experiencias de primera mano. Como profesional de L&D, debes basarte en esa experiencia y aprovecharla con formación y modelos de intercambio de conocimientos.

Para ello, primero asegúrate de identificar el conocimiento que tienes que capturar. Tu sistema de gestión del conocimiento debe ser capaz de agrupar, estructurar y registrar la información para que tus empleados puedan acceder a ella y utilizarla de forma eficaz.

Utiliza tu herramienta de autoría para trasladar al entorno online todo el conocimiento almacenado en documentos PPT o PDF, manuales, guías, etc.

El intercambio de conocimientos es un proceso continuo de creación, selección y actualización. A continuación, se indican los aspectos más importantes que debes tener en cuenta para la implementación.

• Facilita el intercambio de conocimientos

Invierte en una solución estable basada en la nube y sin curva de aprendizaje, en una herramienta de autoría de e-learning intuitiva y en el EGL.

• Incentiva el intercambio de conocimientos

Algunos SME no están dispuestos a sacar tiempo para compartir sus conocimientos, ya que no consideran que eso les aporte beneficios tangibles. El reconocimiento de los directivos y compañeros, la apreciación durante las valoraciones y el prestigio en las reuniones pueden ser buenos incentivos.

• Convierte el intercambio de conocimientos en la cultura de tu empresa

Cuanto más se integre el intercambio de conocimientos en el día a día, menor será la resistencia y mayor será la probabilidad de que los empleados participen. Conviértelo en una parte integral e inherente a la cultura de tu empresa, y asegúrate de que se fomenta, promociona y valora.

También te recomendamos que reserves bloques de tiempo periódicamente para que los SME puedan dejar a un lado sus tareas diarias y dedicarse a elaborar o actualizar el contenido de aprendizaje. De este modo, introducirás el intercambio de conocimientos en la cultura de tu empresa de manera orgánica.

• Adopta el refuerzo del desempeño

Una herramienta de autoría de e-learning que sea compatible con dispositivos móviles e incluya opciones para subir capturas de pantalla, contenido ameno y vídeos breves puede ayudar a los SME a compartir consejos y trucos que tengan un impacto muy positivo. Además, agilizará el acceso de los alumnos a la información cuando la necesiten.

• Aborda la resistencia al cambio de mentalidad

Para que el intercambio de conocimientos se integre en la mentalidad de trabajo diaria, los empleados deben considerarlo algo valioso e importante. Forma a los SME para que escojan objetivos de intercambio de conocimientos de manera selectiva. Identifica las áreas en las que el intercambio de conocimientos pueda ser más beneficioso para los compañeros nuevos o con menos experiencia.

6. Establece un proceso de creación de contenido de e-learning que esté centralizado y sea eficiente

Para crear el contenido de e-learning, tu organización puede decantarse por opciones inmediatas, como el contenido estándar o a medida. Sin embargo, estas pueden ser caras, no cubrir las necesidades específicas de tu negocio y requerir mucho tiempo, lo que se traduce en un coste de oportunidad mayor.

La solución es proporcionar a los empleados los medios necesarios para crear contenido de calidad en la empresa y de forma eficiente.

El truco está en aprovechar el contenido que ya se ha probado internamente y darle un nuevo fin. Si tu empresa quiere acelerar el proceso, el camino más rápido es trasladar el contenido offline a una plataforma online utilizando una herramienta de autoría completa. Con una herramienta de autoría para la creación de cursos de e-learning, tu empresa podrá lanzar un producto mínimo viable.

7. Ofrece el contenido de e-learning en todos los idiomas de las regiones en las que opere tu empresa

En la mayoría de las empresas, hay un equipo centralizado que se encarga de crear el contenido. Sin embargo, cuando la empresa opera en diferentes regiones internacionales, el departamento de L&D debe ofrecer el mismo contenido en los idiomas locales. Por tanto, el siguiente paso será traducir el contenido a varios idiomas.

Más allá de la traducción, la localización y la contextualización para los diferentes mercados y países se han convertido en un requisito indispensable. Para ello, muchas empresas utilizan el formato estándar de localización xliff. Lo ideal es contar con herramientas de autoría que faciliten la integración de xliff. Esto te permitirá enviar un curso para su traducción y después importarlo como un único archivo con varios subarchivos en diferentes idiomas.

8. Incluye funciones de búsqueda de contenido

Uno de los factores clave que diferencia a las LXP es que incluyen capacidades avanzadas de descubrimiento de contenido. Los alumnos no se ven limitados a los contenidos preparados del catálogo, sino que reciben orientación de la plataforma para descubrir contenido relevante. Y aun así, es posible que no encuentren lo que buscan. Por ese motivo, tener solo una LXP no basta para cubrir las necesidades de la empresa.

Al adoptar el EGL, te asegurarás de que cualquier preocupación empresarial se aborda sobre la marcha y dentro del presupuesto. Puedes incorporar tus cursos de formación en cualquier LMS o LXP para cumplir las necesidades locales de tu empresa.

9. Permite crear y publicar material para formaciones externas

En aquellas situaciones en las que debas ofrecer formación a un equipo externo y no puedas concederle acceso a tu LMS interno, la mejor solución es publicar tu material de formación y hacerlo accesible de forma segura.

Con la ayuda del EGL, puedes utilizar el conocimiento interno para crear contenido profesional detallado. Los SME pueden crear y publicar material de formación de manera segura mediante herramientas de autoría intuitivas basadas en la nube y que admitan diferentes opciones de publicación e intercambio.

10. Conoce bien a tus alumnos y satisface sus necesidades

No importa que tengas un contenido impresionante ni que utilices el mejor software de e-learning para presentarlo, si el contenido no se ajusta al propósito esencial de tus alumnos, no servirá de nada. Ten en cuenta lo siguiente:

• Comprende sus necesidades, objetivos y aspiraciones.
• Ofréceles soluciones que respondan a los problemas o carencias de conocimientos a las que se enfrentan en el trabajo.
• Promueve la participación de los alumnos para mantenerles motivados durante todo el curso.
• Fomenta la escucha activa y la participación.
• Crea contenido de aprendizaje breve y dosificado.