Un plan de onboarding eficaz: la clave para el éxito de las nuevas incorporaciones a la empresa

¿Qué es el onboarding y cuáles son sus objetivos?

En el contexto empresarial, el onboarding es un programa que acompaña a los nuevos empleados cuando se incorporan a la empresa. Abarca desde la adquisición de los conocimientos y habilidades que necesitará para hacer su trabajo correctamente hasta la adaptación a la cultura de la organización.

En un sentido más amplio, el onboarding es un componente esencial de la gestión de recursos humanos y pone el foco en la integración de las nuevas incorporaciones a la organización o a un equipo. Su objetivo principal es propiciar un proceso de adaptación positivo a la cultura empresarial.

Un programa de onboarding o integración no se limita a unos pocos días, sino que puede durar varias semanas o incluso meses. La mayoría de los expertos en onboarding coinciden en que el periodo de adaptación ideal es de al menos tres meses. Los expertos consideran que este plazo de noventa días es el tiempo mínimo que necesita una persona para hacerse con sus funciones en un trabajo nuevo, adquirir las habilidades necesarias para desempeñarlas con eficiencia, prepararse mentalmente para asumir sus nuevas responsabilidades y sentirse valorada.

Un proceso de onboarding sólido ofrece grandes ventajas a todo tipo de empresas, pues representa el primer contacto directo y significativo de la empresa con sus nuevos empleados. Tiene un impacto positivo tanto en el bienestar de los colaboradores como en la productividad y eficiencia de la empresa. Como se suele decir, la experiencia del cliente bebe de la experiencia del empleado; por eso, tratar a los trabajadores como clientes internos revierte en una mayor productividad y satisfacción laboral. En definitiva, el onboarding es una estrategia excelente para mantener altos índices de retención de personal, ya que potencia el compromiso y la satisfacción de los empleados.

Las estadísticas sugieren que hasta un 54 % de las empresas que cuentan con un procedimiento de onboarding logran un mayor nivel de compromiso por parte de sus trabajadores. Por otro lado, los planes de onboarding que abarcan un periodo extenso suelen ser más efectivos que los cortos y se traducen en una plantilla hasta un 34 % más eficiente.

En resumen, el onboarding va más allá del mero aprendizaje de tareas: se trata de una adaptación profunda a la cultura empresarial que permite la integración de los nuevos empleados en un equipo que trabaja hacia un objetivo común. De hecho, este término inglés refleja la idea metafórica de subir a bordo del barco empresarial a los nuevos empleados, de modo que se sumen a la tripulación en su travesía hacia el éxito.

El onboarding tiene múltiples objetivos que evidencian su importancia. Aquí reunimos algunos de los más relevantes:

• Familiarizar a los nuevos empleados con la cultura, los valores y la misión de la empresa.
• Facilitar la información y los recursos necesarios para que los nuevos miembros puedan desempeñar sus tareas adecuadamente.
• Definir con claridad las responsabilidades de los nuevos empleados y establecer las expectativas con respecto a su desempeño.
• Propiciar un ambiente acogedor para las personas que se incorporana un nuevo entorno laboral.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos de la empresa.
• Fomentar relaciones positivas entre los nuevos empleados y el resto del equipo.
• Incrementar la productividad al hacer posible que las nuevas contrataciones empiecen a contribuir en poco tiempo.

Mejores prácticas para un plan de onboarding

Un plan de onboarding para personas recién contratadas debe ser detallado y considerar cada uno de los pasos, desde el periodo previo a la incorporación real de la persona a la empresa hasta sus tres primeros meses en el equipo. De esta forma, se garantiza que la experiencia del nuevo talento es positiva y se establecen sus expectativas.

Estas son las prácticas recomendadas para un plan de onboarding eficaz:

• Preparación previa a la incorporación: uno de los pasos previos es enviar a la persona la documentación e información necesarias para su incorporación. Esta etapa también debe incluir la planificación de su primera semana, así como la preparación de su espacio de trabajo con las herramientas y recursos que usará habitualmente.
• Acogida y presentación: el primer día, la persona recién contratada debe sentirse cómoda, valorada y bienvenida. Por eso, es importante hacer unapresentación general ante todo el equipo, mostrarle las instalaciones, proporcionarle una agenda para la primera semana y asignarle un mentor.
• Capacitación y orientación: durantela primera semana, convienedesglosarle los procesos, políticas y tareas estándarde la empresa; relacionar su comprensión de la misión y visión de la compañía con la cultura corporativa, y ayudarle a configurar todas las herramientas de su puesto de trabajo.
• Seguimiento y retroalimentación: en los primeros tres meses, es esencial fomentar hábitos que favorezcan la retención del nuevo talento, ofrecerle comentarios constructivos y evaluar su rendimiento. Esto puede incluir revisar sus logros, identificar áreas de mejora y discutir los próximos pasos en su desarrollo.
• Fomento de la participación y la independencia: un plan de onboarding efectivo no debería centrarse exclusivamente en la formación, sino también en la participación activa de la persona recién contratada. Es importante que se sienta parte del equipo,así como animarla a tomar decisiones y a involucrarse en su propio desarrollo.
• Evaluación: cuando hayan transcurrido los primeros tres meses, conviene realizar una evaluación formal del rendimiento para identificar las fortalezas y debilidades del nuevo empleado y, posteriormente,comentar los próximos pasos en su desarrollo.

Recuerda que cada plan de onboarding debe ser personalizado, es decir, debe adaptarse a las necesidades específicas de la nueva incorporación y a las circunstancias únicas de la empresa.

Cómo medir el éxito de un plan de onboarding

Para garantizar que un programa de onboarding sea realmente efectivo y tenga un impacto positivo tanto en la empresa como en las nuevas incorporaciones, es esencial medir su éxito. Aquí te presentamos algunas de las formas más precisas para evaluar la efectividad de tu programa de onboarding.

• Satisfacción de los nuevos empleados: la manera más directa de evaluar el éxito de un plan de onboarding es tan sencilla como preguntar a las personas que lo han seguido. Puedes realizar encuestas de satisfacción que se enfoquen en aspectos como la claridad de la información proporcionada, la utilidad de las actividades de formación o la acogida y el apoyo recibidos durante el proceso.
• Rendimiento de los nuevos empleados: un indicador clave de un onboarding exitoso es el desempeño deestas personas en su nuevo trabajo. Puedes rastrear métricas como la productividad, la calidad del trabajo o la velocidad a la que se alcanzan las metas iniciales. Recuerda que es normal que las personas tarden cierto tiempo en llegar a su máximo rendimiento.
• Retención de los nuevos empleados: un buen programa de onboarding debería favorecer la permanencia del personal en la empresa a largo plazo. Por lo tanto, los índices de retención pueden ser una medida valiosa del éxito de tu programa de onboarding. Unaalta rotación entre las personas que han pasado por el programa de onboarding podría indicar que es necesario mejorarlo.
• Tiempo para ofrecer productividad: otro indicador importante es el tiempo que tardan los nuevos empleados en alcanzar un nivel de productividad aceptable. Un buen programa de onboarding debería acelerar el proceso para que las personas se sientan competentes y confiadas en su nuevo rol.
• Cultura y participación: por último, observa si las personas incorporadas se implican en la cultura y las actividades de la empresa,se sienten parte del equipo y su nivel de compromiso con la empresa es adecuado.Eso es un buen indicio de que tu programa de onboarding ha tenido éxito.

La medición del éxito de un plan de onboarding es un proceso continuo, así que revisa tu programa con frecuencia y analiza los datos factuales para asegurarte de que sigue siendo efectivo y relevante.

Ejemplos de planes de onboarding

A continuación, presentamos ejemplos de planes de onboarding de cuatro empresas reales.

• Google: este gigante tecnológico destina una gran cantidad de tiempo y recursos a la formación del personal recién contratado y tiene en marcha procesos de aprendizaje que se prolongan hasta durantetresEn ese periodo, las personas aprenden y perfeccionan sus habilidades, y se fomentan la toma de decisiones y la creatividad. Google también pone especial énfasis en la adopción de una cultura corporativa común.
• HubSpot: esta empresa ha digitalizado su proceso de onboarding, a fin de evitar el aislamiento laboral mediante el fomento de la colaboración y la interacción entre todo elEn 2019, HubSpot fue nombrada en la plataforma Comparably como la segunda mejor empresa para el desarrollo profesional.
• LEGO: los procesos de onboarding de LEGO buscan familiarizar a las personas con su cultura empresarial mediante experiencias divertidas y lúdicas. El onboarding de LEGO promuevee incentiva la experimentación, la curiosidad, la creatividad y la innovación entre sus empleados.
• TikTok: esta empresa se centra en su personal durante el proceso de onboarding. Sus procesos de selección son flexibles y tienen un enfoque humano. Las personas recién contratadas cuentan con un tutor y están expuestas a sesiones de evaluación y seguimiento en un ambiente amigable.

Conclusión

Ahora que ya conoces las mejores prácticas para diseñar un plan de onboarding eficaz y la importancia de revisarlo periódicamente, a fin de detectar posibles áreas de mejora, es el momento de crear el de tu empresa. Easygenerator te lo pone fácil con sus plantillas para procesos de onboarding.

No olvides que cada organización es única, no existe un modelo de onboarding universal. Lo importante es que adaptes estas prácticas y principios a las necesidades y circunstancias específicas de tu organización y de las personas que se incorporan a ella.

Un buen onboarding es una inversión en el futuro de tu organización. Al darles a las personas las herramientas, el apoyo y la bienvenida que necesitan para prosperar en su nuevo entorno, estás construyendo una base sólida para su éxito y el de tu organización.